A saída de uma gerente comercial que trabalhava na empresa havia oito anos causou prejuízos para a Erviegas, companhia de Carlos Barrionuevo Junior, 38, que vende produtos para a indústria farmacêutica e naval.

 

Ele conta que a funcionária, que deixou a empresa em 2010, fazia contato com os principais clientes e definia os produtos que a empresa compraria. Era a única que sabia fazer isso.

"Ficamos perdidos, nosso tempo de reação para atendimento ao cliente ficou maior e alguns foram para a concorrência", afirma.

 

O impacto nos resultados causado pela saída de funcionários importantes depende de como a empresa organiza suas informações e tarefas.

 

Para as pequenas empresas, a questão pode ser ainda mais sensível, segundo Márcio Iavelberg, sócio da consultoria Blue Numbers. Isso porque elas geralmente têm menos funcionários que sabem fazer a mesma coisa.

 

"Se sai a pessoa que cuida das contas a pagar e a receber, o empresário tem que achar logo um substituto ou ele mesmo vai acabar assumindo a função."

 

Para diminuir os riscos de uma saída inesperada, é importante ter por escrito quais os processos de cada atividade: as etapas para abordar clientes, realizar cadastros e manter um relacionamento pós-venda, por exemplo.

 

Junior, da Erviegas, agora segue as orientações. Todas as tarefas de cada profissional são escritas. Eles devem registrar o andamento de cada atividade que estão desempenhando.

 

Use a Rede

 

Uma forma de diminuir o risco de perda de informação é armazenar dados sobre consumidores, projetos e tarefas em servidores na internet para que possam ser acessados por mais de um profissional.

 

A escolha de um software para a comunicação entre funcionários ajudou a diminuir problemas causados pela saída de profissionais na agência de marketing digital Ampfy, conta o fundador Gabriel Borges, 35.

 

Com o programa Runrun.it, são armazenadas mensagens trocadas entre os profissionais e com fornecedores que usam a ferramenta.

 

"Antes, estávamos muito reféns do e-mail. Se precisássemos encontrar um histórico de conversas, não tínhamos como acessá-las."

Fonte: Folha de São Paulo